Símavist skiptiborð

Hringja í tengilið

• Í tengiliðalistanum Contact Directory þarftu að velja úr þeim skrám sem eru til staðar.
• Veldu tengiliðinn sem þú ætlar að hringja í.
• Veldu valmöguleikann sem þú vilt nota fyrir þennan tengilið.
• Á stjórnborðinu ýtir þú á Dial. Símtalið birtist á skiptiborðinu sem Ringing Out.

Athugið 1: Að öðrum kosti má tvísmella á tengilið til að hringja í grunnstillingu hans þ.e. innanhússnúmer, farsíma eða talhólf.
Athugið 2: Til að hringja úr hraðvali þarf að velja tengilið úr hraðvalsskránni.

Hringja í símanúmer sem er ekki í kerfinu

• Í valmöguleikalistanum þarftu að velja Other.
• Sláðu inn símanúmerið á lyklaborðið eða veldu tölurnar af talnaborðinu þar.
• Á stjórnborðinu ýtir þú á Dial. Símtalið birtist á skiptiborðinu sem Ringing Out.

Svara símtölum

• Á skiptiborðinu þarftu að velja símtalið sem þú ætlar að svara.
• Á stjórnborðinu þarftu að velja Answer.

ATH 1: Þú getur svarað því símtali sem hefur beðið lengst með því að ýta á bilstöngina.
ATH 2: Ýttu nokkrum sinnum á bilstöngina til að setja síðasta virka símtal í bið og þannig getur þú svarað elsta símtalinu sem er í bið.

Símtal í bið

• Á skiptiborðinu þarftu að velja símtalið sem fer í bið.
• Á stjórnborðinu þarftu að ýta á Hold. Staða símtalsins breytist í On Hold.

Taka símtal úr bið

• Á skiptiborðinu þarftu að ýta á símtalið sem er í bið.
• Á stjórnborðinu þarftu að ýta á "Unhold". End call 1. Á skiptiborðinu velurðu símtalið sem þú ætlar að hætta við. 2. Á stjórnborðinu þarftu að ýta "End". Símtalinu er þá eytt og það tekið út af skiptiborðinu.

Blindur flutningur

Símtöl má flytja blint þegar þau eru virk, annaðhvort í bið eða hringja inn.

• Á skiptiborðinu þarftu að ýta á símtalið sem á að flytja.
• Veldu skrána og þann sem símtalið á að fara á.
• Veldu valmöguleikann sem þú þarft.
• Á stjórnborðinu þarftu að ýta á "Blind Transfer".

Ef sá sem reynt er að ná í er upptekinn þá gefur skiptiborðið annað símtal á bak við á meðan. Ef þjónustan, að gefa símtal á bak við annað símtal, er ekki til staðar þá er í boði sambærileg þjónusta sem er í raun sú sama og símtal í bið.

Annar kostur til að flytja símtal er að draga það frá skiptiborðinu yfir á tengilið í tengiliðalistanum eða þínum persónulega lista.

Stjórnaður flutningur

Eingöngu virk símtöl er hægt að flytja með stjórnun.

• Tryggja þarf að símtalið sé virkt og í gangi.
• Hringdu í símanúmerið sem þú vilt flytja símtalið í. Fyrsta símtalið fer í bið og bæði símtölin tengjast inn á skiptiborðið.
• Á stjórnborðinu, þarftu að ýta á Blind Transfer.

ATH: Ef símanúmerið er upptekið getur þú reynt aftur eða hringt í annan tengilið.

Flutningur með samráði

Símtöl er hægt að flytja með samráði meðan þau eru virk, í bið eða eru að hringja.

• Hringdu í tengiliðinn sem þú vilt flytja símtalið til. Símtalið birtist á skiptiborðinu.
• Hafðu samráð við þann sem hringir.
• Á skiptiborðinu þarftu að ýta á "Link column" beggja símtala sem á að tengja.
• Á stjórnborðinu, þarftu að velja Consulted Transfer.

Ef þú ert með virkt símtal og ákveður að hringja í annað símanúmer, þá tengjast þessi tvö símanúmer sjálfvirkt á skiptiborðinu.

Að gefa á bak við upptekið símanúmer

Þessi valkostur býður upp á tvo möguleika sem snúa annars vegar að viðskiptavini og hins vegar þjónustu. Viðmótið sem þú hefur er háð uppsetningu þinni. Þú gefur símtali sem hringir samband við upptekið símanúmer með því að gefa á bak við það. Að gefa á bak við upptekið símanúmer má gera svona:

• Veldu símtalið á skiptiborðinu sem á að gefa á bak við upptekið símanúmer.
• Færðu símtalið yfir á upptekna símanúmerið í Contact Directory eða Cuztomized Directory.

Símtalið fer í bið og þannig er unnt að flytja það þegar símanúmerið sem reynt er að ná í losnar.

Með viðskiptavin í huga

Í þessu viðmóti birtist símtalið sem “Camped” á skiptiborðinu og þú getur hætt við að gefa það á bak við upptekið símanúmer. Símtalið blikkar á 45 sek. fresti þar til því er svarað eða því lýkur. Til að hætta við að geyma símtal á bak við þarf að:

• Velja símtalið á skiptiborðinu.
• Á stjórnunarlistanum þarftu að ýta á Uncamp.

Staða símtalsins á skiptiborðinu breytist í On hold.

Með þjónustu í huga

Í þessu viðmóti stjórnar BroadWorks símtalinu. Þegar símtalið er komið á bak við hverfur það af skiptiborðinu. Eftir ákveðinn tíma er það sent aftur í símann þinn og skiptiborðið birtir það sem Recalled.

Svara fyrir aðra

Þessi möguleiki gerir þér kleift að svara símtali fyrir hönd annars einstaklings.

• Í tengiliðalistanum þarftu að velja tengiliðinn en staða hans þarf að vera Ringing.
• Á stjórnborðinu ýtir þú á “Call Pickup”. Símtalið birtist á skiptiborðinu með stöðuna Active.

Byrja símtalsfund

• Á skiptiborðinu þarftu að velja þau tvö símtöl sem þú vilt hefja símafund með.
• Ýttu á Link columns við bæði símtölin, sem breytist í
• Á stjórnborðinu ýtir þú á Conference.

Staða beggja símtala kemur fram sem "active" og “link column” breystist í .

Bið á símtalsfundi

Ýttu á Hold Conference á stjórnborðinu. Staða símtalanna á símtalsfundinum breytist í On Hold og Link column breytist í .

Fara af símtalsfundi

Ýttu á Leave Conference Call á stjórnborðinu. Hinir tveir aðilar símtalsfundarins verða tengdir áfram en hverfa af skiptiborðinu.

Hætta símtalsfundi

Ýttu á End Conference á stjórnborðinu. Símtölunum er eytt og þau hverfa af skiptiborðinu.

Skoða athugasemdir fyrirtækisins

Til að sýna eða fela athugasemdasvæði fyrirtækisins á valmyndastikunni, þarftu að velja View og síðan velja eða hætta við Company Information.

Geyma upplýsingar um fyrirtækið

Til að breyta upplýsingum um fyrirtækið:

• Á Company Notes svæðinu þarftu að ýta á COMPANY NOTES eða COMPANY PROFILE
• Breytingar gerir þú með því að færa músarbendilinn til vinstri þangað til að hann verður , og dregur músina síðan til hægri eða vinstri.
• Ýttu á textasvæðið og byrjaðu að breyta innihaldinu.

Innihaldið er vistað og aðgengilegt milli innskráninga.

Uppfærsla á skilaboðum

• Veldu Tools og Options á valmyndastikunni Menu.
• Í Options glugganum velur þú Messaging.
• Veldu Enable email messaging.
• Sláðu inn þessar upplýsingar:"Display name"(Nafnið sem þú vilt að móttakandi símtalsins sjái), Replay-to-Address (Þitt netfang) og SMTP Host (Þitt SMTP host auðkenni).

Skilaboð til tengiliða

Þú getur sent skilaboð til tengiliða með skráð netfang sem er uppfært í BroadWorks.

• Í tengiliðaskránni þarftu að ýta á réttan tengilið.
• Ýttu á Message á valmyndastikunni.
• Efst í skilaboðagluggann, sem birtist á skjánum, þarftu að tilgreina efni skilaboðanna.
• Í skilaboðasvæðið slærðu síðan inn skilaboðin.

Staða símtals	Gefið til kynna sem
Active	Active
On Hold	On Hold (00:00) (blikkar eftir 45 sek)
Camp On	Camped (Extension) (blink after 45 sec)
Remote Held	Active
Ringing In (Remote)	Incoming
Ringing In (Local)	Incoming
Ringing Out	Outgoing

Tími - Sýnir tímalengd símtalsins þ.á.m. hringitímann (Ring Time), biðtíma (Hold Time) og taltíma (Talk Time)

Tengiliðalisti

Tengiliðalistinn sýnir tengiliði í þeim listum sem þú hefur valið. Upplýsingarnar sem þú sérð eru háðar útgáfu kerfisins, uppsetningu þinni og skránni sem þú notar. Þú notar þennan lista til að velja og stjórna tengiliðaskránni.

Valmöguleikalisti

Valmöguleikalistinn gerir þér kleift að velja einstaka hringimöguleika. Eingöngu virkir möguleikar eru upplýstir á skjánum. Nokkrir möguleikar koma fram sem takkar og eru eftirfarandi:

• Extn - Veldu innanhússnúmer tengiliðarins.
• Phone - Veldu til að hringja í símanúmer tengiliðarins.
• Mobile - Veldu til að hringja í farsímanúmer tengiliðarins.
• Voicemail - Veldu að leggja inn skilaboð í talhólf tengiliðarins.
• Other- Veldu til að hringja utan kerfisins.
• Messenger (Enterprise Edition) – Veldu til að senda tölvupóst.

Stjórnborð

Stjórnborðið er notað til að stjórna símtölum. Möguleg stjórntæki er háð útgáfu forritsins “Receptionist”, uppsetningu þinni og innihaldi símtalanna.

Yfirlitsskrá í stafrófsröð

Skráarsvæði, sem er í stafrófsröð, gefur þér kost á að fara í gegnum símtölin á einfaldan hátt.

Skrár

Skrár innihalda lista yfir tengiliði og koma fram sem flipar efst á tengiliðaskránni. Skrárnar, sem þú sérð, eru háðar útgáfu forritins “Receptionist” og uppsetningu þinni.

Viðmót

"List View" - Veitir grunnupplýsingar um hvern tengilið í einum dálki.
• "Details view" (EnterpriseEdition" - Veitir mjög nákvæmar upplýsingar um hvern tengilið.

Flakka má á milli beggja viðmóta með því að nota "View menu"hægra megin neðst á tengiliðaskráarlistanum.

Staða tengiliðs

Sumar skrár sýna stöðu tengiliðarins sem reynt er að ná í. Möguleikanir eru eftirfarandi:

Aðgerðahnappur	Lýsing
	Tekur á móti símtölum
	Er í símanum/Upptekinn
	Verið að hringja í tengilið
	Ekki trufla
	Upptekinn persónulega
	Áframsenda alltaf símtal
	Ekki til staðar

Upplýsingar sem koma fram um einstaka tengiliði, eru háðir uppsetningu þinni. Algengast er að þessar upplýsingar séu til staðar:

• Status - Staða símtalsins hjá notandanum
• Last Name - Eftirnafn tengiliðarins
• First Name - Fornafn tengiliðarins
• Phone - Símanúmer tengiliðarins
• Mobile - Farsímanúmer tengiliðarins
• Department - Staður tengiliðarins innan fyrirtækisins
• Notes - Unnt er að skrifa upplýsingar um tengiliðinn

Persónuleg skrá

Persónulega skráin inniheldur alla tengiliði í þinni persónulegu skrá í “BroadWorks”. Með þessu getur þú búið til þinn eigin lista af símanum sem þú hringir mest í. Til að bæta við tengiliðum í persónulegu skrána þína þarftu að skrá þig inn á “ BroadWorks” vefslóð og fara í “Outgoing Calls – Personal Phone List” á uppfærslusíðunni.

Tengiliðir sem fylgjast þar með

Skráin “Monitored Contacts” inniheldur tengiliði sem þú ert að fylgjast með á hverjum tíma. Hún er uppfærð og eingöngu ætluð allt að 30 notendum í fyrirtækinu í “the Small Business Edition” og allt að 8 notendum í einstökum hópum í “the Office Edition”.

Hraðval

Hraðvalsskráin “Speed Dials” er listi yfir öll hraðvalsnúmer sem skráð eru inn fyrir þig eða af þér fyrir hraðvalsþjónustuna þína.

Skrá í Outlook

Skráin í Outlook “Outlook Directory” er listi yfir Outlook tengiliði þína og einstakar upplýsingar. Ef þessi möguleiki er ekki samhæfður birtist skráin ekki í Outlook.

Almennar skrár

Skráin í Outlook “Outlook Directory” er listi yfir Outlook tengiliði þína og einstakar upplýsingar. Ef þessi möguleiki er ekki samhæfður, þá er skráin ekki sjáanleg í Outlook.

Stjórnun skrár

Birta eða fela skráarflipann í “Conctanct Directory panel”:

1. Veldu "View" og síðan "Directories" á "Menu bar"
2. Í "Directories" fellilistanum þarftu að skoða skrárnar sem þú vilt birta og velja þær skrár sem þú vilt fela.

Birta innihald skráa

Til að birta innihald skráa í tengiliðaskránni “Contact Directory panel” þarftu að ýta á skráarflipann.

Leita að skrá

1. Veldu skrána sem þú þarft að leita í.
2. Sláðu inn lykilorð eða hluta af lykilorði í "Search Keyword" kassann neðst til vinstri í tengiliðavalmyndinni.
3. Veldu flokk í "Search Filter" listanum. Flokkarnir eru háðir þeirri skrá sem þú ert að leita að. Grunngildið er "All"
4. Ýttu á "Search". Þá birtir "Receptionist" tengiliðina í samræmi við leitarskilyrðin sem valin voru.
5. Til að fara í aðalskrána ýtir þú á "Reset".

Setja skráarfærslur í dálka

1. Veldu nafn dálksins. Færslunar raðast upp í stafrófsröð í þeim dálki.
2. Ýttu aftur á nafn dálksins til að birta færslunar í öfugri starfrófsröð.

Skráarsíun í stafrófsröð

1. Veldu skráarsafnið sem þú vilt sía út.
2. Í “Alphabetical Index” listanum ýtir þú á þann staf sem þig vantar. “Receptionist” birtir eingöngu þær færslur sem hafa tiltekinn stafadálk sem byrjar á staf sem þú velur.
3. Til að fara til baka í upprunalegu stöðuna þarftu að ýta aftur á stafinn.

Bæta við hraðvalsminni

1. Á "Contact Directory Panel" þarftu að velja "Speed Dials" flipann. Ýttu á "Add".
2. Á "Add" textasvæðinu þarftu að velja hraðvalsminnistakkann (#00 - #99) af fellilistanum.
3. Sláðu inn símanúmer tengiliðarins og lýsingu eða auðkenni á honum.

Laga hraðvalsminni

1. Í hraðvalsskránni þarftu að velja hraðvalsminnið sem á að breyta og ýta síðan á "Edit"
2. Á "Edit" textasvæðinu þarftu að breyta upplýsingum tengiliðarins.

Eyða út hraðvali

1. Í hraðvalsskránni þarftu að velja skrá sem á að breyta.
2. Ýttu á "Delete" og staðfestu aðgerðina sem þú kýst.

Aðgerðir á lyklaborði

Aðgerð	Lýsing
ESCAPE	Fara úr núverandi valmynd.
Ctrl + P	Fara á milli “Company Notes” og “Company Profile”.
Alt + O	Birta ”Options” textasvæðið.
Alt + R	Birta ”Call History” textasvæðið.
Alt + H	Opna “BroadWorks Receptionist” leiðarvísinn.
Alt + L	Skrá þig út og fara á “Login” skjáinn.
F11	Fara á milli að hafa skjáinn alveg fullan eða ekki.

Skiptiborð

Skiptiborð
Ctrl + F1…F10	Ýttu á “Link column” fyrir fyrstu 10 símtölin.
Shift + F1…F10	Ýttu á fyrstu 10 símtölin.

Tengiliðaskráarlisti

Tengiliðaskráarlisti
Ctrl + R	Ýttu á “Search Keyword” kassann til að leita að ákv. orði.
Ctrl + R	Ýttu á “Reset”.
Ctrl + Shift +	Sláðu inn staf í “Search”. Veldu síðan fyrsta stafrófssíu flokkinn.
Ctrl + S	Flakka á milli “List” and “Details” yfirlits.
Ctrl + UP/DOWN	Veldu næsta flokk frá leitarsíunni.
UP/DOWN ARROW	Fara upp eða niður í tengiliðalistanum.
UP/DOWN/RIGHT/LEFTARROW	Færa sig í tengiliðalistanum í “List view”.
Page UP/DOWN	Flettu á næstu eða síðustu síðunni í tengiliðalistanum.

Valmöguleikalisti

lýsing	lýsing
<Number Pad />	Veldu innanhússnúmer.
<Number Pad *>	Ýttu á “Mobile”.
<Number Pad ->	Ýttu á “Voicemail”.
Home	Ýttu á “Messenger”.
<Number Pad 0,1…9>	Sláðu inn númer frá 0 til 9.

Stjórnunarlisti

lýsing	lýsing
ENTER	Ýttu á "Dial"
+	Ýttu á “Transfer”.
Shift +	Ýttu á “Camp On/Camp Off”.
.	Ýttu á “End”.
Space Bar	Svara símtali sem hefur beðið lengst.
F1…F10	Svara/Bið/Taka af bið fyrstu 10 símtölum á skiptiborðinu en þó háð stöðu þeirra
Shift + Ctrl + F1…F10 OR	Ljúka fyrstu 10 símtölunum á skiptiborðinu.
<Number Pad +>	Ýttu á” Blind Transfer/Consult Transfer/Queue Transfer/Voicemail Transfer”.
Ctrl +	Ýttu á “Conference/Call Pickup/Barge-In”.
Ctrl + Alt +	Ýttu á “Conference Hold/Conference Unhold”.
Ctrl + Shift +	Ýttu á “End Conference”.
Ctrl + Alt + Shift +	Ýttu á “Exit Conference”.