Skiptiborð (eldra)

Þessi valkostur býður upp á tvo möguleika sem snúa annars vegar að viðskiptavini og hins vegar þjónustu. Viðmótið sem þú hefur er háð uppsetningu þinni. Þú gefur símtali sem hringir samband við upptekið símanúmer með því að gefa á bak við það. Að gefa á bak við upptekið símanúmer má gera svona:

  • Veldu símtalið á skiptiborðinu sem á að gefa á bak við upptekið símanúmer.
  • Færðu símtalið yfir á upptekna símanúmerið í Contact Directory eða Cuztomized Directory.

Símtalið fer í bið og þannig er unnt að flytja það þegar símanúmerið sem reynt er að ná í losnar.

Aðgerð Lýsing
ESCAPE Fara úr núverandi valmynd.
Ctrl + P Fara á milli Company Notes og Company Profile
Alt + O Birta Options textasvæðið
Alt + R Birta Call History textasvæðið
Alt + H Opna BroadWorks Receptionist leiðarvísinn
Alt + L Skrá þig út og fara á Login skjáinn
F11 Fara á milli að hafa skjáinn í fullri stærð eða ekki

Skráin í Outlook, Outlook Directory er listi yfir Outlook tengiliði þína og einstaka upplýsingar. Ef þessi möguleiki er ekki samhæfður þá er skráin ekki sjáanleg í Outlook.

Ýttu á Hold Conference á stjórnborðinu. Staða símtalanna á símtalsfundinum breytist í On Hold og Link column breytist í .

Til að fara af símtalsfundi - Ýttu á Leave Conference Call á stjórnborðinu. Hinir tveir aðilar símtalsfundarins verða tengdir áfram en hverfa af skiptiborðinu.

Símtöl má flytja blint þegar þau eru virk, annaðhvort í bið eða hringja inn.

  • Á skiptiborðinu þarftu að ýta á símtalið sem á að flytja.
  • Veldu skrána og þann sem símtalið á að fara á.
  • Veldu valmöguleikann sem þú þarft.
  • Á stjórnborðinu þarftu að ýta á "Blind Transfer".

Ef sá sem reynt er að ná í er upptekinn þá gefur skiptiborðið annað símtal á bak við á meðan. Ef þjónustan, að gefa símtal á bak við annað símtal, er ekki til staðar þá er í boði sambærileg þjónusta sem er í raun sú sama og símtal í bið.

Annar möguleiki til að flytja símtal er að draga það frá skiptiborðinu yfir á tengilið í tengiliðalistanum eða þínum persónulega lista.

  • Á skiptiborðinu þarftu að velja þau tvö símtöl sem þú vilt hefja símafund með.
  • Ýttu á Link columns við bæði símtölin, sem breytist í
  • Á stjórnborðinu ýtir þú á Conference.

Staða beggja símtala kemur fram sem active og Link column breytist í

Símtöl er hægt að flytja með samráði meðan þau eru virk, í bið eða eru að hringja.

  • Hringdu í tengiliðinn sem þú vilt flytja símtalið til. Símtalið birtist á skiptiborðinu.
  • Hafðu samráð við þann sem hringir.
  • Á skiptiborðinu þarftu að ýta á "Link column" beggja símtala sem á að tengja.
  • Á stjórnborðinu, þarftu að velja Consulted Transfer.

Ef þú ert með virkt símtal og ákveður að hringja í annað símanúmer, þá tengjast þessi tvö símanúmer sjálfvirkt á skiptiborðinu.

Til að breyta upplýsingum um fyrirtækið:

  • Á Company Notes svæðinu þarftu að ýta á COMPANY NOTES eða COMPANY PROFILE
  • Breytingar gerir þú með því að færa músarbendilinn til vinstri þangað til að hann verður , og dregur músina síðan til hægri eða vinstri.
  • Ýttu á textasvæðið og byrjaðu að breyta innihaldinu.

Innihaldið er vistað og aðgengilegt milli innskráninga.

  • Í tengiliðalistanum Contact Directory þarftu að velja úr þeim skrám sem eru til staðar.
  • Veldu tengiliðinn sem þú ætlar að hringja í.
  • Veldu valmöguleikann sem þú vilt nota fyrir þennan tengilið.
  • Á stjórnborðinu ýtir þú á Dial. Símtalið birtist á skiptiborðinu sem Ringing Out.
Athugið 1: Að öðrum kosti má tvísmella á tengilið til að hringja í grunnstillingu hans þ.e. innanhússnúmer, farsíma eða talhólf.
Athugið 2: Til að hringja úr hraðvali þarf að velja tengilið úr hraðvalsskránni.
  • Í valmöguleikalistanum þarftu að velja Other.
  • Sláðu inn símanúmerið á lyklaborðið eða veldu tölurnar af talnaborðinu þar.
  • Á stjórnborðinu ýtir þú á Dial. Símtalið birtist á skiptiborðinu sem Ringing Out.

Hraðvalsskráin Speed Dials er listi yfir öll hraðvalsnúmer sem skráð eru inn fyrir þig eða af þér fyrir hraðvalsþjónustuna þína.

Ýttu á End Conference á stjórnborðinu. Símtölunum er eytt og þau hverfa af skiptiborðinu.

Í þessu viðmóti birtist símtalið sem Camped á skiptiborðinu og þú getur hætt við að gefa það á bak við upptekið símanúmer. Símtalið blikkar á 45 sek. fresti þar til því er svarað eða því lýkur. Til að hætta við að geyma símtal á bak við þarf að:

  • Velja símtalið á skiptiborðinu.
  • Á stjórnunarlistanum þarftu að ýta á Uncamp.

Staða símtalsins á skiptiborðinu breytist í On hold.

Í þessu viðmóti stjórnar BroadWorks símtalinu. Þegar símtalið er komið á bak við hverfur það af skiptiborðinu. Eftir ákveðinn tíma er það sent aftur í símann þinn og skiptiborðið birtir það sem Recalled.

Persónulega skráin inniheldur alla tengiliði í þinni persónulegu skrá í BroadWorks. Með þessu getur þú búið til þinn eigin lista af símanum sem þú hringir mest í. Til að bæta við tengiliðum í persónulegu skrána þína þarftu að skrá þig inn á BroadWorks vefslóð og fara í Outgoing Calls – Personal Phone List á uppfærslusíðunni.

Skrár innihalda lista yfir tengiliði og koma fram sem flipar efst á tengiliðaskránni. Skrárnar, sem þú sérð, eru háðar útgáfu forritsins Receptionist og uppsetningu þinni.

Skráin í Outlook “Outlook Directory” er listi yfir Outlook tengiliði þína og einstakar upplýsingar. Ef þessi möguleiki er ekki samhæfður birtist skráin ekki í Outlook.

Þú getur sent skilaboð til tengiliða með skráð netfang sem er uppfært í BroadWorks.

  • Í tengiliðaskránni þarftu að ýta á réttan tengilið.
  • Ýttu á Message á valmyndastikunni.
  • Efst í skilaboðagluggann, sem birtist á skjánum, þarftu að tilgreina efni skilaboðanna.
  • Í skilaboðasvæðið slærðu síðan inn skilaboðin.
Tími - Sýnir tímalengd símtalsins þ.á.m. hringitímann (Ring Time), biðtíma (Hold Time) og taltíma (Talk Time)
Staða símtals Gefið til kynna sem
Active Active
On Hold On Hold (00:00) (blikkar eftir 45 sek)
Camp On Camped (Extension) (blink after 45 sec)
Remote Held Active
Ringing In (Remote) Incoming
Ringing In (Local) Incoming
Ringing Out Outgoing
Aðgerð Lýsing
Ctrl + F1…F10 Ýttu á Link column fyrir fyrstu 10 símtölin
Shift + F1…F10 Ýttu á fyrstu 10 símtölin

Til að sýna eða fela athugasemdasvæði fyrirtækisins á valmyndastikunni, þarftu að velja View og síðan velja eða hætta við Company Information.

Sumar skrár sýna stöðu tengiliðarins sem reynt er að ná í. Möguleikarnir eru eftirfarandi:

Aðgerðahnappur Lýsing
Tekur á móti símtölum
Er í símanum/Upptekinn
Verið að hringja í tengilið
Ekki trufla
Upptekinn persónulega
Áframsenda alltaf símtal
Ekki til staðar

Upplýsingar sem koma fram um einstaka tengiliði, eru háðir uppsetningu þinni. Algengast er að þessar upplýsingar séu til staðar:

  • Status - Staða símtalsins hjá notandanum
  • Last Name - Eftirnafn tengiliðarins
  • First Name - Fornafn tengiliðarins
  • Phone - Símanúmer tengiliðarins
  • Mobile - Farsímanúmer tengiliðarins
  • Department - Staður tengiliðarins innan fyrirtækisins
  • Notes - Unnt er að skrifa upplýsingar um tengiliðinn

Eingöngu virk símtöl er hægt að flytja með stjórnun.

  • Tryggja þarf að símtalið sé virkt og í gangi.
  • Hringdu í símanúmerið sem þú vilt flytja símtalið í. Fyrsta símtalið fer í bið og bæði símtölin tengjast inn á skiptiborðið.
  • Á stjórnborðinu, þarftu að ýta á Blind Transfer.

ATH: Ef símanúmerið er upptekið getur þú reynt aftur eða hringt í annan tengilið.

Stjórnborðið er notað til að stjórna símtölum. Möguleg stjórntæki er háð útgáfu forritsins Receptionist, uppsetningu þinni og innihaldi símtalanna.

Birta eða fela skráarflipann í Contact Directory panel

  1. Veldu View > Directories úr Menu bar
  2. Í Directories fellilistanum þarftu að skoða skrárnar sem þú vilt birta og velja þær skrár sem þú vilt fela

Birta innihald skráa

Til að birta innihald skráa í tengiliðaskránni Contact Directory panel þarftu að ýta á skráarflipann.

Leita að skrá

  1. Veldu skrána sem þú þarft að leita í
  2. Sláðu inn lykilorð eða hluta af lykilorði í Search Keyword kassann neðst til vinstri í tengiliðavalmyndinni
  3. Veldu flokk í Search Filter listanum. Flokkarnir eru háðir þeirri skrá sem þú ert að leita að. Grunngildið er All
  4. Veldu Search. Þá birtir Receptionist tengiliðina í samræmi við leitarskilyrðin sem valin voru
  5. Til að fara í aðalskrána velur þú Reset

Setja skráarfærslur í dálka

  1. Veldu nafn dálksins. Færslurnar raðast upp í stafrófsröð í þeim dálki
  2. Ýttu aftur á nafn dálksins til að birta færslurnar í öfugri stafrófsröð

Skráarsíun í stafrófsröð

  1. Veldu skráarsafnið sem þú vilt sía út
  2. Í “Alphabetical Index” listanum ýtir þú á þann staf sem þig vantar. “Receptionist” birtir eingöngu þær færslur sem hafa tiltekinn stafadálk sem byrjar á staf sem þú velur
  3. Til að fara til baka í upprunalegu stöðuna þarftu að ýta aftur á stafinn

Bæta við hraðvalsminni

  1. Úr Contact Directory Panel skaltu velja Speed Dials flipann Veldu Add.
  2. Í Add textasvæðinu þarftu að velja hraðvalsminnistakkann (#00 - #99) úr fellilistanum
  3. Sláðu inn símanúmer tengiliðarins og lýsingu eða auðkenni á honum

Laga hraðvalsminni

  1. Í hraðvalsskránni þarftu að velja hraðvalsminnið sem á að breyta og ýta síðan á Edit
  2. Í Edit textasvæðinu þarftu að breyta upplýsingum tengiliðarins

Eyða út hraðvali

  1. Í hraðvalsskránni þarftu að velja skrá sem á að breyta
  2. Ýtu á Delete og staðfestu aðgerðina sem þú valdir
Aðgerð Lýsing
ENTER Veldu Dial
+ Veldu Transfer
Shift + Veldu Camp On/Camp Off
. Veldu End
Space Bar Svara símtali sem hefur beðið lengst
F1…F10 Svara/Bið/Taka af bið fyrstu 10 símtölum á skiptiborðinu en þó háð stöðu þeirra
Shift + Ctrl + F1…F10 OR Ljúka fyrstu 10 símtölunum á skiptiborðinu
Veldu Blind Transfer / Consult Transfer / Queue Transfer / Voicemail Transfer
Ctrl + Veldu Conference / Call Pickup / Barge-In
Ctrl + Alt + Veldu Conference Hold eða Conference Unhold
Ctrl + Shift + Veldu End Conference
Ctrl + Alt + Shift + Veldu Exit Conference
  • Á skiptiborðinu þarftu að velja símtalið sem þú ætlar að svara.
  • Á stjórnborðinu þarftu að velja Answer.

ATH 1: Þú getur svarað því símtali sem hefur beðið lengst með því að ýta á bilstöngina.
ATH 2: Ýttu nokkrum sinnum á bilstöngina til að setja síðasta virka símtal í bið og þannig getur þú svarað elsta símtalinu sem er í bið.

Þessi möguleiki gerir þér kleift að svara símtali fyrir hönd annars einstaklings.

  • Í tengiliðalistanum þarftu að velja tengiliðinn en staða hans þarf að vera Ringing.
  • Á stjórnborðinu ýtir þú á Call Pickup. Símtalið birtist á skiptiborðinu með stöðuna Active.
  • Á skiptiborðinu þarftu að ýta á símtalið sem er í bið.
  • Á stjórnborðinu þarftu að ýta á Unhold. End call 1. Á skiptiborðinu velurðu símtalið sem þú ætlar að hætta við. 2. Á stjórnborðinu þarftu að ýta End. Símtalinu er þá eytt og það tekið út af skiptiborðinu.
Aðgerð Lýsing
Ctrl + R Veldu Search Keyword kassann til að leita að tilteknu orði.
Ctrl + R Veldu Reset
Ctrl + Shift + Sláðu inn staf í Search. Veldu síðan fyrsta stafrófssíu flokkinn
Ctrl + S Flakka á milli List og Details yfirlits
Ctrl + UP/DOWN Veldu næsta flokk frá leitarsíunni
UP/DOWN ARROW Fara upp eða niður í tengiliðalistanum
UP/DOWN/RIGHT/LEFTARROW Færa sig í tengiliðalistanum í List view
Page UP/DOWN Flettu á næstu eða síðustu síðunni í tengiliðalistanum.

Skráin Monitored Contacts inniheldur tengiliði sem þú ert að fylgjast með á hverjum tíma. Hún er uppfærð og eingöngu ætluð allt að 30 notendum í fyrirtækinu í The Small Business Edition og allt að 8 notendum í einstökum hópum í The Office Edition.

  • Veldu Tools og Options á valmyndastikunni Menu.
  • Í Options glugganum velur þú Messaging.
  • Veldu Enable email messaging.
  • Sláðu inn þessar upplýsingar:"Display name"(Nafnið sem þú vilt að móttakandi símtalsins sjái), Replay-to-Address (Þitt netfang) og SMTP Host (Þitt SMTP host auðkenni).

Valmöguleikalistinn gerir þér kleift að velja einstaka hringimöguleika. Eingöngu virkir möguleikar eru upplýstir á skjánum. Nokkrir möguleikar koma fram sem takkar og eru eftirfarandi:

  • Extn - Veldu innanhússnúmer tengiliðarins.
  • Phone - Veldu til að hringja í símanúmer tengiliðarins.
  • Mobile - Veldu til að hringja í farsímanúmer tengiliðarins.
  • Voicemail - Veldu að leggja inn skilaboð í talhólf tengiliðarins.
  • Other- Veldu til að hringja utan kerfisins.
  • Messenger (Enterprise Edition) – Veldu til að senda tölvupóst.
  • List View - Veitir grunnupplýsingar um hvern tengilið í einum dálki.
  • Details view (EnterpriseEdition" - Veitir nákvæmar upplýsingar um hvern tengilið.

Flakka má á milli beggja viðmóta með því að nota View menu hægra megin neðst á tengiliðaskráarlistanum.

Skráarsvæði, sem er í stafrófsröð, gefur þér kost á að fara í gegnum símtölin á einfaldan hátt.