Vinnsla á persónuupplýsingum um birgja

Fræðsla þessi er hluti af persónuverndarstefnu Símans (einnig vísað til „félagsins“) og lýsir vinnslu Símans á persónuupplýsingum um birgja (ef um einstakling er að ræða) og um fyrirsvarsmenn og starfsmenn birgja. Hér er jafnframt vísað til hinna skráðu sem „þín“ og félagsins sem „okkar“, en við komum fram sem ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem unnið er með í tengslum við birgja. 

Persónuverndarstefnu Símans er fjallað nánar um réttindi þín á grundvelli laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga („persónuverndarlög“). 

Persónuupplýsingar

Persónuupplýsingar sem félagið safnar og vinnur

Við söfnum og varðveitum persónuupplýsingum um birgja (ef um einstakling er að ræða) sem og ákveðnum upplýsingum um fyrirsvarsmenn og starfsmenn birgja. 
Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem félagið safnar um birgja: 

  • Nafn; 
  • kennitala;
  • heimilisfang;
  • símanúmer;
  • tölvupóstfang;
  • viðskiptasaga;
  • viðskiptayfirlit. 

Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem félagið safnar um fyrirsvarsmenn og starfsmenn birgja:

  • Nafn; 
  • starfsheiti;
  • símanúmer;  
  • tölvupóstfang;
  • samskiptasaga.

Að meginstefnu til aflar félagið persónuupplýsinga beint frá hinum skráða. Aftur á móti kann upplýsingum að vera aflað frá öðrum aðilum, einkum samstarfsmönnum hins skráða. 

 

Hvers vegna söfnum við persónuupplýsingum og á hvaða grundvelli?

Við söfnum persónuupplýsingum um birgja vegna innkaupa á vörum til handa Símanum, verslunum Símans og netverslun. Upplýsingar eru skoðaðar og metnar til þess að taka ákvarðanir um innkaup frá birgjum. Upplýsingum um fyrirsvarsmenn og starfsmenn birgja er safnað til þess að geta haft samband við birgja í tengslum við innkaup

Upplýsingarnar eru því fyrst og fremst unnar í tengslum við gerð samninga við birgja og á grundvelli lögmætra hagsmuna félagsins vegna innkaupa. Bókhaldsgögn eru varðveitt á grundvelli lagaskyldu. 

 

Aðgangur að persónuupplýsingum og miðlun til þriðja aðila

Aðgangur að upplýsingum um birgja takmarkast við fjármálasvið Símans. 
Tekið skal fram að félagið nýtir sér vinnsluaðila í tengslum við upplýsingatækniþjónustu þar sem persónuupplýsingar þínar kunna að vera hýstar eða gerðar aðgengilegar vegna slíkrar þjónustu. 

Félagið mun ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar.

 

Varðveisla á persónuupplýsingum

Síminn varðveitir almennt upplýsingar um birgja og samskiptasögu við fyrirsvarsmenn og starfsmenn birgja í 4 ár frá lokum viðskiptasambands á grundvelli lögvarinna hagsmuna Símans. Bókhaldsgögn eru varðveitt í 7 ár á grundvelli lagaskyldu. Tengiliðaupplýsingar eru varðveittar ótímabundið á grundvelli lögvarinna hagsmuna Símans. 

Óskað er eftir því að birgjar tilkynni félaginu ef uppfæra þarf persónuupplýsingar þeirra, fyrirsvarsmanna þeirra eða starfsmanna.  

 

Útgáfa 1.0, gildir frá 1. nóvember 2018