Stefnur

Síminn Ský persónuverndarstefna

Síminn Ský er hugbúnaðarlausn fyrir hýsingu gagna í tölvuskýi sem Síminn hf., Ármúla 25, 108 Reykjavík (hér eftir „Síminn“) býður upp á í samstarfi við bandaríska fyrirtækið Funambol Inc. Með aðgangi að Síminn Ský getur notandi stofnað sitt eigið svæði og vistað t.d. myndir, myndskeið, hljóðskrár, tengiliði og önnur skjöl. Notandi getur bæði notast við vefviðmót lausnarinnar, tölvuforrit og smáforrit (App). Frekari leiðbeiningar um notkun og virkni Síminn Ský eru aðgengilegar á vefsíðu Símans, www.siminn.is.

Persónuverndarstefna þessi gildir um vinnslu Símans á þeim persónuupplýsingum notanda sem unnið er með í tengslum við stofnun aðgangs og notkun á lausninni Síminn Ský.

1.0

Vinnsla Símans

Við stofnun aðgangs og notkun lausnarinnar er unnið með persónugreinanlegar upplýsingar um notanda eins og nánar er kveðið á um í stefnu þessari.

Öll vinnsla á persónuupplýsingum, þ.m.t. hýsing gagna notanda í lausninni, lýtur lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga („persónuverndarlög“). Síminn gætir þess að þeir þættir vinnslunnar sem Síminn hefur með höndum, sem ábyrgðaraðili vinnslu, í tengslum við notkun lausnarinnar séu í samræmi við slíka löggjöf. Sérstök athygli er þó vakin á því að Síminn ber ekki ábyrgð á þeim persónuupplýsingum sem kunna að vera í gögnum sem notandi vistar í lausninni hverju sinni.

2.0

Persónuupplýsingar sem safnað er

2.1. Stofnun aðgangs og innskráning

Við stofnun aðgangs í hugbúnaðarlausninni þarf notandi að skrá upplýsingar um nafn, kennitölu og netfang í lausnina, og auðkenna sig með rafrænum skilríkjum. Síminn áskilur sér rétt til að sannreyna aldur notanda við skráningu. Í kjölfar stofnunar aðgangs notanda og virkjun þess þarf notandi að nota rafræn skilríki við innskráningu í lausnina hvert sinni.

Notandi ábyrgist að upplýsingar sem skráðar eru séu alltaf réttar og varði hann sjálfan, eða hann hafi heimild til að skrá upplýsingar varði þær þriðja aðila. Það er alfarið á ábyrgð notanda að uppfæra umræddar upplýsingar þegar og ef þörf krefur.

2.2. Notkun

Við notkun lausnarinnar, svo sem með því að vista þar gögn, eru aðgerðir notanda skráðar og vistaðar hjá Símanum í þeim tilgangi að geta veitt notanda aðgang að lausninni og sannreynt auðkenningu notanda, til að geta veitt honum þjónustuna, til að halda utan um notkunar- og stillingarsögu notanda í lausninni og til að tryggja öryggi lausnarinnar, þ.m.t. rekstrarlegt öryggi.  

Við notkun á Síminn Ský í símtæki, í formi snjallforrits (App), safnast og vistast sjálfkrafa hjá Símanum eftirfarandi upplýsingar um símtæki notanda í þeim tilgangi að afla vitneskju um notkun á lausninni svo Síminn geti aðlagað lausnina betur að þörfum notanda, ásamt því að hafa til staðar rekjanleika aðgerða sem notandi framkvæmir í lausninni:

  • Tegund og útgáfa stýrikerfis
  • IP-tölu notanda
  • Einkvæmt auðkenni notanda og símanúmer

Kjósi notandi að nálgast lausnina í gegnum vefviðmót notar vefviðmótið vefkökur til að tryggja virkni vefsvæðisins, í samræmi við tilkynningu þar að lútandi á viðkomandi vefsvæði.

2.3. Myndgreiningartól

Þjónustan felur m.a. í sér að notandi getur vistað myndir og flokkað myndir á grundvelli þeirra andlita og/eða hluta sem birtast á myndunum. Sá eiginleiki þjónustunnar byggir á andlitsgreiningartækni og er gerð á grundvelli upplýsts samþykkis notanda við stofnun aðgangs að lausninni. Getur notandi afturkallað slíkt samþykki, og þar með virknina, hvenær sem er í lausninni.

3.0

Tilgangur vinnslu

Síminn aflar, skráir og vistar upplýsingarnar í þeim tilgangi að stofna aðgang fyrir notanda, til að gera notanda kleift að nota lausnina og veita réttum notanda aðgang að sínum gögnum, til að geta haldið utan um notkunarsögu notanda á lausninni, í samræmi við skilmála Síminn Ský. Þá eru upplýsingarnar notaðar til að tryggja öryggi, gæði og virkni lausnarinnar og ef þörf krefur vegna stoðþjónustu og bilanagreiningu. Þessi vinnsla byggir á samningi notanda við Símann annars vegar og lögmætum hagsmunum Símans hins vegar.

Þá mun Síminn nota upplýsingarnar til að hafa samband við notanda í viðskiptalegum tilgangi, þ.á m. í þeim tilgangi að tilkynna notanda um breytingar á lausninni eða uppfærslur, þegar og ef þess gerist þörf.

Myndgreiningartól þjónustunnar er notað þegar notandi vistar myndir í lausninni og í þeim tilgangi að gera notanda kleift að flokka myndir sínar út frá andlitum/hlutum á myndum eða auðvelda leit að myndum, á grundvelli samþykkis notanda.

4.0

Viðtakendur upplýsinga

Þær upplýsingar sem safnast við notkun lausnarinnar eru vistaðar hjá eða á vegum Símans á Íslandi og annars staðar í Evrópu. Funambol Inc. telst vinnsluaðili Símans í tengslum við þá vinnslu í skilningi persónuverndarlaga og hefur Síminn sannreynt að vinnsluaðili geti framkvæmt viðeigandi öryggisráðstafanir við hýsingu upplýsinganna og hefur Síminn gert skriflegan vinnslusamning við vinnsluaðila.

Vinnsla vinnsluaðila á upplýsingunum felst í því að hýsa gögnin sem notandi vistar í lausninni, tryggja öryggi lausnarinnar, hýsa upplýsingarnar, og sjá um að eyða upplýsingum á grundvelli fyrirmæla Símans þar um.

Þá kann Síminn eftir atvikum að þurfa veita notendum stoðþjónustu eða bilanagreiningu og í slíkum tilvikum kunna upplýsingar að verða sendar til vinnsluaðila í Bandaríkjunum frá Símanum. Vinnsluaðilinn Funambol Inc. er hins vegar skráð hjá bandaríska viðskiptaráðuneytinu á grundvelli samkomulags Evrópusambandsins og Bandaríkjanna um öryggisskjöld (e. Privacy Shield), og er flutningur upplýsinga þangað því heimill á grundvelli persónuverndarlaga.

Myndgreiningartól þjónustunnar byggir á tækni frá undirvinnsluaðila Símans. Eru því myndir sem notandi vistar í lausninni aðgengilegar undirvinnsluaðila Símans í Evrópu í þeim tilgangi að virkja þennan eiginleika þjónustunnar.    

Að frátöldum viðurkenndum undirvinnsluaðilum skv. vinnslusamningi við Símann munu hvorki Síminn né vinnsluaðili nota upplýsingarnar í öðrum tilgangi eða afhenda þriðja aðila, að lögreglu frátalinni, persónugreinanleg gögn úr kerfinu nema á grundvelli lagaheimildar, stjórnvaldsfyrirmæla, dómsúrskurðar eða samþykkis notanda.

5.0

Varðveislutími

Persónuupplýsingar um notanda og notkun hans á lausninni verða vistaðar á meðan notandi telst enn vera notandi lausnarinnar og í samræmi við lög. Upplýsingum sem safnast við notkun lausnarinnar verður því eytt að lokunartímabili liðnu, hafi samningi notanda og Símans verið sagt upp eða rift, sbr. umfjöllun í skilmálum Síminn Ský. Upplýsingum er ekki eytt ef aðgangi notanda er læst tímabundið.

Notandi getur sjálfur hvenær sem er valið í lausninni að eyða gögnum eða skrám sem hann hefur vistað í lausninni.

6.0

Nákvæmni og áreiðanleiki upplýsinga

Síminn mun gera viðeigandi ráðstafanir til að tryggja að persónuupplýsingar sem félagið safnar séu áreiðanlegar og uppfærðar þegar þörf krefur. Til að mynda er ekki unnt að skrá sig inn í lausnina án rafrænna skilríkja, til að koma í veg fyrir að óviðkomandi aðili fái aðgang að gögnum annars aðila. Séu persónuupplýsingar um notanda óáreiðanlegar mun Síminn, með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar, gera viðeigandi ráðstafanir til þess að þær verði leiðréttar eða þeim eytt.

Aðrar upplýsingar og gögn sem notandi hefur sjálfur skráð/vistað í lausninni eru ekki á ábyrgð Símans og ber notanda að gæta þess að slíkar upplýsingar séu nákvæmar og áreiðanlegar.

7.0

Öryggi upplýsinga

Síminn mun gera viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að tryggja öryggi persónuupplýsinga, m.a. með það að markmiði að koma í veg fyrir mannleg mistök, þjófnað, svik og aðra misnotkun á upplýsingum. Síminn mun takmarka aðgang að upplýsingum við þá sem þurfa slíkan aðgang til að ná fram tilgangi vinnslunnar. Starfsmenn Símans eru upplýstir um skyldu þeirra til að viðhalda trúnaði og öryggi persónuupplýsinga.

Nánari umfjöllun um öryggisráðstafanir Símans vegna lausnarinnar er að finna á siminn.is.

8.0

Réttindi notanda

Notandi hefur rétt til andmæla söfnun Símans á persónuupplýsingum telji hann að slík söfnun sé ekki í samræmi við tilgang hennar, að meðalhófs sé ekki gætt eða ef hann telur að sama árangri væri hægt að ná með mildari aðferðum. Þá getur notandi óskað eftir því að fá upplýsingar um vinnslu sem á sér stað hjá Símanum um hann eða eftir atvikum aukanotendur sem hefur verið unnið með ef um notanda með aukinn aðgang er að ræða, enda standi hagsmunir annarra því ekki í vegi. Sé aðgangur veittur skal hann veittur eins fljótt og auðið er og eigi síðar en innan eins mánaðar frá móttöku slíkrar beiðni. Notandi kann jafnframt að eiga rétt til að krefjast þess að rangar, villandi eða ófullkomnar persónuupplýsingar um hann eða eftir atvikum aukanotendur séu leiðréttar og/eða að persónuupplýsingum sé eytt, þ.á m. ef upplýsingarnar teljast ekki lengur nauðsynlegar í þeim tilgangi sem lá að baki söfnun eða annarri vinnslu þeirra, ef ekki eru lengur til staðar lögmætar ástæður til að vinna upplýsingar, ef síðar kemur í ljós að vinnslan reynist ólögmæt eða ef Símanum eða notanda er skylt að eyða upplýsingunum á grundvelli lagaskyldu eða stjórnvaldsfyrirmæla.


9.0

Ópersónugreinanlegar upplýsingar

Síminn áskilur sér rétt til að vinna með ópersónugreinanlegar upplýsingar sem safnað er með hugbúnaðarlausninni til áframhaldandi vöruþróunar, til að bæta þjónustu og til að bæta virkni lausnarinnar.

10.0

Kvartanir og beiðnir

Kvartanir og beiðnir notanda vegna vinnslu Símans á persónuupplýsingum í tengslum við hugbúnaðarlausnina skal koma á framfæri við Símann með skriflegum hætti eða með því að hafa samband símleiðis við þjónustuver eða í gegnum Netspjall á siminn.is. Einnig er unnt að senda fyrirspurnir eða ábendingar um persónuverndartengd álitamál til persónuverndarfulltrúa Símans.

11.0

Endurskoðun

Persónuverndarstefnan verður endurskoðuð reglulega og ef sérstök þörf krefur, til að endurspegla sem best þá vinnslu sem fer fram hverju sinni í Síminn Ský. Verði gerðar breytingar á stefnunni munu þær birtast um leið í lausninni og taka breytingar gildi við birtingu nema annað sé tilgreint.

Í einstaka tilvikum gæti Síminn talið nauðsynlegt að senda notanda tölvupóst með upplýsingum um sérstakar breytingar sem varðar vinnslu persónuupplýsinga um þá.

Stefna þessi er gefin út af Símanum hf. og er hún hluti af skilmálum Síminn Ský. Stefnan tók gildi þann 25.5.2020.

12.0

13.0

14.0

15.0