Tölvubúnaður og aðgengi
Heimatenging og fartölva eru að sjálfsögðu nauðsynlegar og ekki er ráðlegt að tengjast frá heimatölvum. Mismunandi þarfir geta þó kallað á annan og meiri sérútbúinn búnað. Nauðsynlegt er að vera með örugga tengingu inn í þau kerfi og gögn sem þarf til að vinna. Þar kemur VPN og Global protect að góðum notum og með Office 365 eru gögnin vistuð á einum stað í skýinu.
Af hverju vil ég taka þátt í fjarfundi?
Fjarfundir eru til að ræða og leysa verkefni eins og á hefðbundnum fundi þar sem þú vilt geta tekið þátt þótt þú vinnur að heiman. Fjarfundabúnaðir fjarlægja landfræðileg mörk, gera viðburði aðgengilegri og auka samheldni. Aðrir jákvæðir kostir fjarfunda eru tímasparnaður, minni ferðakostnaður og minna kolefnisfótspor.
Hvernig fjarfund vil ég stofna til?
Hægt er að eiga fjarfund við fleiri en vinnufélaga. Til dæmis við fjölskyldu og vini þar sem þú getur verið staðsett(ur) í vinnunni eða heima, við skrifborðið, í fundarherbergi – í raun hvar sem er! Við mælum þó með að huga vel að hljóðvist í rýminu sem þú ert í. Streymi er notað í síauknu mæli þar sem streymt er beint frá ýmsum fundum og viðburðum og er einnig góður kostur við kennslu.
Hvernig hlusta ég?
Gott er að fara vel yfir þann búnað sem þú hefur aðgang að og prófa hann. Dugar hátalarinn í tölvunni þinni? Ættir þú frekar að nota heyrnartól? Er fjarfundabúnaður á staðnum?
Hvernig tala ég?
Ef þú ætlar að tala í gegnum innbyggðan hljóðnema í tölvunni, athugaðu hvort önnur umhverfishljóð trufli fundarupplifunina. Það getur myndast truflun á hljóði ef þú notar innbyggðan hljóðnema og innbyggða hátalara. Ef til vill er nauðsynlegt að vera með hljóðnema eða fjarfundarbúnað á staðnum.
Hvað þurfa margir að vera á fundi?
Það getur verið misjafnt milli lausna hversu margir þátttakendur geta verið á fjarfundi. Huga þarf að hvort það eru tveir aðilar eða fleiri sem þurfa að koma á fundinn. Skoðaðu þær lausnir sem þú hefur aðgang að og hvað styður hún marga notendur.
Fundarstjórn á fjarfundi eða streymi er ekki eins og þegar allir hittast í sama fundarherberginu
Mikilvægt er að taka tillit til þeirra sem eru ekki á staðnum. Gott er að endurtaka spurningar fyrir aðila sem eru á fjarfundi og muna að slökkva á hljóði þegar maður er ekki að tala (ef að fundargestir hafa leyfi til að tala á meðan fundi stendur). Gott er að hafa í huga að okkur er tamt að tala minna á fjarfundum og þá er mikilvægt að stýra umræðunni betur til að spjall og umræður falli ekki niður.
Hvaða hugbúnað hef ég aðgang að?
Síminn og Sensa bjóða uppá fjölmargar lausnir þegar það kemur að fjarvinnu:
- Microsoft Teams einfaldar samvinnu innan hópa og fylgir með Office 365. Með MS Teams getur þú boðið samstarfsmönnum í spjall, myndfundi, deilt og unnið saman í skjölum og haldið fjarfundi með stórum hópum svo eitthvað sé nefnt. Með MS Teams getur þú unnið hvar sem er, bæði í tölvunni og farsímanum. Skoðaðu kennslumyndbönd um notkun Teams í fjarvinnu og á fjarfundum hér.
- Viðskiptavinir í Símavist, símkerfaþjónustu Símans í skýinu geta verið með öll samskipti fyrirtækisins á einum stað, óháð tæki og staðsetningu. Símanúmer fyrirtækisins getur verið tengt í tæki að þínu vali, notendur geta flutt símtölin í hvaða tæki sem er og með lausninni fylgir UC-One appið þar sem öll samskipti eru á einum stað, myndfundir, hópspjall og einkaskilaboð. Lestu nánar um Símavist hér.
- Cisco Webex er samvinnulausn sem hentar vel stærri fyrirtækjum og dreifðri teymisvinnu. Cisco Webex tilnefnd sem leiðtogi í fjarfundalausnum af Gartner Magic Quadrant 13. árið í röð. Hægt er að fá 30 dagar frían aðgang að Webex án skuldbindinga. Fyrir frekari ráðgjöf og leiðbeiningar hafið sambandi við Sensa með tölvupósti á sala@sensa.is.“
Við bendum á að hægt er að nýta sér samskiptalausnir í fjarvinnu, t.a.m. Sjáumst (Sensa), Facetime, Facebook messenger, Whatsapp og Skype o.s.frv. Veljið þá lausn sem að hentar ykkur.
Hef ég aðgang að fjarfundarbúnaði í vinnunni?
Að lokum mælum við með að fyrirtæki og starfsfólk hugi að þeim fjarfundarbúnaði sem þau hafa aðgang að. Kann ég á hann? Eru til leiðbeiningar?
